引き継ぎ漏れが続く企業へ｜陸上リレーに学ぶ業務の受け渡し設計

課題｜引き継ぎ漏れは、異動・退職・育休のたびに起きる

担当者が代わると、仕事は「引き継ぎ書に書いてあること」だけが残ります。書いていなかった判断の基準や、お客さまとの約束、月に1回しか来ない作業は、交代の後に初めて見つかります。気づくのはたいてい、お客さまからの問い合わせや締切の直前です。

担当者の交代は、もう特別なことではありません。厚生労働省の令和7年 雇用動向調査では、1年間の離職者は7,052.6千人（約705万人）、離職率は13.7%でした。さらに令和7年度 雇用均等基本調査では、男性の育児休業取得率が50.9%と、前年度の40.5%から大きく上がりました。退職だけでなく、休む人への一時的な引き継ぎも毎年増えています。

交代が増えるほど、引き継ぎを担当者まかせにしておく損は大きくなります。引き継ぎは、個人の丁寧さではなく、会社の仕組みとして決めておく必要があります。

（参考）令和7年 雇用動向調査結果の概要 – 厚生労働省

（参考）令和7年度雇用均等基本調査 – 厚生労働省

原因｜「いつ終わったか」を誰も決めていない

引き継ぐ人の注意不足ではありません。原因は次の3つです。

• 期間が最終日から逆算されるだけ：前任者と後任者が一緒に仕事をする期間が、残りの日数で決まります。業務の周期で決めていないため、月末や年度末の仕事が期間中に一度も来ません。
• 完了の基準が「資料を渡した」：引き継ぎ書を渡した時点で終わりにすると、後任者が一人で回せるかは誰も確かめません。
• 途中の責任者がいない：引き継ぎの最中に漏れが見つかったとき、前任者・後任者・上司の誰が直すのかが決まっていません。

短い不在が何度も起きることも、期間の決め方を難しくしています。令和7年度 雇用均等基本調査では、育児休業から復職した男性のうち、取得期間が1か月未満の人は計48.9%（5日未満6.8%、5日〜2週間未満14.1%、2週間〜1か月未満28.0%の合計）でした。2回に分けて取得した人も18.6%います。数週間の不在に、数週間前から準備する引き継ぎは間に合いません。

（参考）令和7年度雇用均等基本調査 事業所調査 結果概要 – 厚生労働省

スポーツ知見｜受け渡しは区間の中で、渡し終わる瞬間まで決めておく

陸上競技のリレーでは、バトンを渡してよい区間が決まっています。日本陸上競技連盟の競技規則（TR24）では、4×100mリレーのテイク・オーバー・ゾーンは30mです。次の走者は、このゾーンに入ってから受け取る動作を始めます。

規則は、受け渡しの始まりと終わりも決めています。受け渡しは、受け取る走者にバトンが触れた時点で始まり、受け取る走者の手の中に完全に渡って、ただ一人の保持者になった瞬間に成立します。判定に使うのはバトンの位置で、走者の体の位置ではありません。受け渡しの途中でバトンを落としたら渡す側が拾い、渡し終えた後なら受け取った側が拾います。

つまりリレーは、「どこで渡すか」「いつ渡し終わったか」「途中で落としたら誰が拾うか」を、走る前に全部決めています。業務の引き継ぎに足りないのは、この3つです。

（参考）日本陸上競技連盟競技規則 第2部 トラック競技（TR24 リレー競走） – 公益財団法人日本陸上競技連盟

ただし、試合と仕事は同じではありません。リレーの受け渡しは数秒で終わり、バトンは目で見えます。仕事の引き継ぎは数週間かかり、渡したかどうかは目に見えません。そのため、渡し終わりを「資料を渡した」ではなく「後任者が一人で1回やり終えた」で判定し、期間中に来ない仕事は模擬で1回通します。

解決策｜引き継ぎを「4つの決めごと」にする

引き継ぎ書の書き方を細かくするのではなく、交代の進め方そのものを先に決めます。決めるのは次の4つです。

• 重なり期間：前任者と後任者が一緒に仕事をする期間を、残りの日数ではなく業務の周期から決める
• 完了の基準：業務ごとに「後任者が一人で1回やり終えた」を完了とし、上司が確認する
• 途中の責任者：完了するまでは前任者と上司、完了した後は後任者が持つ
• 開始の合図：内示や休業の申出があった日に引き継ぎを始める

いちばん効くのは完了の基準です。引き継ぎ書がどれだけ詳しくても、後任者が一度も自分でやっていない仕事は、本番で止まります。業務ごとに「済」の印を付けていけば、どこが渡りきっていないかが交代の前に分かります。

進め方｜次の異動・育休で1部署から試す

引き継ぎのルールは、実際の交代で使ってみないと穴が分かりません。そのため、次に予定されている異動や育休を題材に、1部署で試してから広げます。

診断では、直近1年の交代で起きた漏れを聞き取り、どの業務が、どの理由で抜けたかを一覧にします。設計・試行では、1部署の業務を周期ごとに洗い出し、次の交代で4つの決めごとを使ってみます。定着では、異動・退職・育休それぞれの進め方を社内のルールにして、交代のたびに見直します。

期間は目安です。診断だけ、1部署だけといった始め方もご提案します。Human Soarは様式の用意・聞き取り・ルールの文書化・試行中の確認を担い、御社には業務の一覧の共有と試す部署の決定をお願いします。

成果物｜交代のたびに使い回せる4つの様式とルール

成果物は、ひな形を渡して終わりにはしません。どれも御社の実際の業務をもとに、一緒に作ります。

最初に作るのが「業務周期カレンダー」です。部署の仕事を毎日・毎週・毎月・年1回・例外対応に分けて、いつ来るかを1枚にしたもので、重なり期間を決める根拠になります。交代が決まったら、上司と前任者が「引き継ぎ計画書」を作り、重なり期間・業務ごとの担当・完了の予定日を決めます。

引き継ぎの最中は、「完了確認シート」に、後任者が一人でやり終えた業務から印を付けていきます。最後に、異動・退職・育休それぞれで、いつ始めて誰が確認するかをまとめた「引き継ぎ運用ルール」を整えるので、支援が終わった後も、交代のたびに同じ手順で回せます。

期待できる効果｜交代しても、仕事が止まらない

経営にとっては、異動や育休を止めずに人を動かせるようになります。交代のたびに起きていた取引先への迷惑や、締切の遅れを減らせます。管理職は、どの業務が渡りきっていないかが交代の前に分かるので、自分で穴を埋める場面が減ります。前任者は最終日まで詰め込まずに済み、後任者は一度やった仕事として本番を迎えられます。

見る数字は、引き継ぎ書の枚数ではなく「交代の後3か月以内に、前任者へ問い合わせた件数」です。この件数が多い業務ほど、完了の基準が甘かったことになります。もう1つ「交代の日までに完了の印が付いた業務の割合」を見ると、重なり期間が足りていたかが分かります。スライド下のセルフチェックで2つ以上当てはまれば、引き継ぎの進め方を見直す時期です。

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