マニュアルの形骸化を防ぐ更新ルール｜ラグビーの規則改正に学ぶ

課題｜更新されないマニュアルは、従った人の判断を誤らせる

マニュアルの形骸化とは、文書は残っているのに、仕事の基準として使われなくなった状態のことです。業務が変わっても文書が古いままだと、現場は書いてある手順を信用しなくなり、口頭の説明や個人のメモで仕事を回すようになります。こうなると、文書を直す理由も見えにくくなります。

読まれないだけでは済まないこともあります。情報処理推進機構（IPA）の教訓集には、工場の制御装置を監視するセンターで、監視員が障害対策マニュアルのとおりに「全リセット」機能を実行したところ、旧型の装置が動かなくなり、復旧が大幅に遅れた事例が載っています。この機能は今回の状況では使う必要がなく、システムの初期リリース以来使われず、機能追加のときにもテストされていませんでした。

教訓集は根本原因を、誤った記述のマニュアルが更新されずに放っておかれたことだとしています。あわせて、環境の変化に合わせた更新が追いつかず後回しにされる場合もよくあること、その結果、手順どおりに進めることをためらって対応が遅れたり、二次的な障害を起こしたりすることを指摘しています。ITのシステム障害の事例ですが、手順書を頼りに動く仕事なら同じことが起こりえます。

（参考）情報処理システム高信頼化教訓集（ITサービス編）3.31 障害対策マニュアルに関する教訓（T31） – 独立行政法人情報処理推進機構

原因｜持ち主・変える手順・周知の方法が決まっていない

担当者の怠慢ではありません。作るときの手順はあっても、変えるときの手順が決まっていないことが原因です。

• 持ち主が決まっていない：作成した人が異動すると、更新してよい人も、更新を決める人も分からなくなります。
• 変える手順と時期がない：直したほうがよいと気づいても、提案する先がありません。試す場もないと、直したあとに問題が起きないかを確かめられず、直す判断がしにくくなります。
• 変えても届かない：文書だけを差し替えても、どこがなぜ変わり、いつから新しい手順になるのかが伝わりません。

文書に残す取組は、技能継承の場面でも使われています。厚生労働省の令和7年度「能力開発基本調査」では、技能継承の取組を行っている事業所は83.7%で、取組の内容の内訳を見ると「退職予定者の伝承すべき技能・ノウハウ等を文書化、データベース化、マニュアル化している」が22.0%でした。能力開発や人材育成に問題があるとする事業所（80.1%）の問題点の内訳では、「指導する人材が不足している」が59.5%、「人材育成を行う時間がない」が45.5%です。

これはマニュアルの更新状況を測った数字ではありません。それでも、教える人と時間が足りないなかで文書に残す取組があるなら、その文書が最新であることの重みは増します。

（参考）令和7年度「能力開発基本調査」調査結果の概要（2026年7月31日公表） – 厚生労働省

スポーツ知見｜ラグビーの競技規則は、試行と採決を経て発効日に切り替わる

ラグビーの競技規則は、世界中の試合で使われる共通のルールブックです。国際統括団体の World Rugby は、規則を変えるときに段階を踏みます。2022年に正式採用された50:22など5つの規則は、2019年のシンポジウムに加盟協会が出した提案から始まり、規則見直しの専門部会（Laws Review Group）の評価を経て、2020年に限られた大会での試行（closed trial）が承認されました。2021年7月には、8月1日より後に始まる大会で1年間試す全世界試行（global law trial）へ進みました。

評価には、統計データと、選手・コーチ・レフリー・医療スタッフ・ファンの声を使います。専門部会と委員会が勧告し、決めるのは理事会（Council）です。5つの規則は2022年5月12日に全会一致で採用され、7月1日に発効しました。一方で、2024年11月の理事会では、全世界試行に進める提案のうち2つが必要な75%の支持を得られず、見送られました。試した案がそのまま通るわけではありません。

周知の手順も決まっています。2022年は理事会の5日後に、改定後の条文と発効日を加盟協会へ文書で通知し、発効日より前に始まった大会は現行の規則のまま終えてよいとしました。公式サイトには変更点の一覧を載せ、2025年の全世界試行では選手・コーチ・レフリー向けの説明資料も公開しました。解釈に迷った加盟協会は正式に照会でき、その回答は公開され、規則の改定につながることもあります。60問の規則試験は多くの指導者・審判向け講習の受講条件で、2026年4月に更新されました。

急ぐ変更には別の経路があります。危険なタックルの一種を明示的に禁じる変更は、選手の安全に関わるとして2026年9月28日に執行委員会（Executive Board）が承認し、11月1日に発効しました。

（参考）World Rugby confirms adoption of welfare-driven laws（2022年5月12日） – World Rugby

（参考）Big year for player welfare law trials kicks off – World Rugby

（参考）Welfare-focused rugby law trials to be implemented globally（2021年7月13日） – World Rugby

（参考）World Rugby Council Decisions: Notice of Amendments（2022年5月17日） – World Rugby

（参考）Law amendments promoting speed, space and contest get global trial go-ahead（2024年11月14日） – World Rugby

（参考）Global Law Trials – 1 January 2025 – World Rugby

（参考）Law Clarifications – World Rugby

（参考）Laws of the Game Exam – World Rugby

（参考）2026-11 Law change – Hip drop tackles – World Rugby

ただし、試合と仕事は同じではありません。競技規則は世界共通の1冊で、専門の組織が持っています。社内のマニュアルは本数が多く、本業と兼ねた担当者が更新することもあります。同じ手順をすべての文書に当てはめると、更新がかえって止まります。そこで、安全や法令に関わるかどうかで文書を区分し、重い手順を使う文書を絞ります。また、試合のような統計は仕事の手順には揃っていないため、所要時間やミスの件数など、測れるものを試行の前に決めておきます。

解決策｜マニュアルの変更を、提案・試行・決定・周知の4段階にする

文書をすべて書き直すことから始めません。先に、変え方を決めます。

• 提案：現場の誰でも1行で出せる窓口を1つにします。解釈の質問も同じ窓口で受け、回答は残します。
• 試行：1つのチームで期間を決めて新しい手順を使い、所要時間・ミスの件数・現場の声を記録します。
• 決定：案を作る担当者と決める責任者を分けます。結論は採用・見送り・試行の延長の3つです。
• 周知：発効日、変更前後の違い、変更の理由を1枚にまとめ、確認の問題を添えます。進行中の案件は旧手順で終えてよいかも決めます。

文書の区分は3つです。安全・法令・品質に関わる文書は4段階をすべて通します。通常の業務手順は1つのチームでの試行を短くし、字句や連絡先の修正は担当者が直して記録だけを残します。事故の防止や法改正への対応など待てない変更は、責任者の判断で先に変え、記録と周知をあとで揃えます。

作業手順の変更は、労働安全の面でも節目です。厚生労働省の「危険性又は有害性等の調査等に関する指針」は、作業方法や作業手順を新規に採用し、または変更するときにリスクの調査を行うものとしています。安全に関わる文書では、決定の段階にこの確認を組み込みます。

（参考）危険性又は有害性等の調査等に関する指針（平成18年3月10日公示） – 厚生労働省

進め方｜1部門の棚卸しから始め、改定を1周回してから広げる

全社の文書を一度に直そうとすると、棚卸しだけで止まります。まず1部門で、提案から周知までを実際に1周回します。

診断では、対象部門のマニュアルをすべて書き出し、最終更新日、持ち主、実際に使われているかを確かめて、3つに区分します。設計・試行では、改定の規程を作り、優先度の高い文書を1〜2本選んで4段階を通します。定着では、ほかの部門に広げ、半期ごとの見直し日を社内の予定に組み込みます。

期間は目安です。診断だけ、1部門だけといった始め方もご提案します。Human Soarは様式の用意・聞き取り・棚卸しの集計・規程の文書化を担い、御社には対象文書の共有、試行するチームと決定の責任者の指名をお願いします。

成果物｜担当者が替わっても更新が続く4つの仕組み

どれも御社の文書と業務をもとに一緒に作り、支援が終わったあとは社内だけで使えるようにします。

最初に作るのが「マニュアル棚卸し表」です。文書名、持ち主、最終更新日、区分、次の見直し日を1行ずつ並べたもので、部門の責任者が半期ごとに見て、見直しの遅れを確かめます。次に「改定規程」で、提案の窓口、案を作る担当者、決定の責任者、区分ごとの手順、急ぐ場合の扱いを定めます。人事異動で担当者が替わるときは、この規程に沿って持ち主を引き継ぎます。

手順を試すときは「試行記録シート」を使います。試行チームが、期間、測る項目、結果、現場の声を記入し、責任者はこの1枚を見て採用か見送りかを決めます。決まった変更は「変更点の周知様式」で伝えます。発効日、変更前後の対比、理由、確認の問題を載せる様式で、そのまま更新履歴として文書に残ります。

期待できる効果｜現場が文書を頼れるようになり、更新の遅れが見える

現場は、書いてある手順が今のやり方だと信じて動けるようになり、自分の気づきを提案として出せるようになります。管理職は、どの文書の見直しが遅れているかを棚卸し表で確かめられます。担当者は、自分だけで更新の判断を抱えずに済み、異動のときも引き継ぎの範囲がはっきりします。

見る数字は「見直し日を過ぎているマニュアルの割合」です。もう1つ「提案を受けてから結論を出すまでの日数」を見ると、改定の手順が動いているかが分かります。スライド下のセルフチェックで2つ以上当てはまれば、マニュアルの運用を見直す時期です。

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